Algemene voorwaarden van BALLFREUNDE GmbH, hierna te noemen BALLFREUNDE.

1. Aanmelding, bevestiging

1.1. B2B-contractpartners
De contractpartner van BALLFREUNDE GmbH is uitsluitend de in de boeking vermelde sportvereniging (hierna „vereniging“ of „klant“ genoemd). Het aanbod van BALLFREUNDE is uitsluitend gericht op verenigingen, bonden en rechtspersonen (B2B-activiteiten).

1.2. Vastlegging van de vertegenwoordigingsbevoegdheid
Door het verzenden van de boeking verklaart de aanmelder uitdrukkelijk dat hij door de vertegenwoordigingsbevoegde organen van de vereniging (bestuur overeenkomstig § 26 BGB) is gemachtigd om alle verklaringen af te leggen die verband houden met de boeking. De aanmelder dient bij de boeking een officieel e-mailadres van de vereniging op te geven.

1.3. Persoonlijke aansprakelijkheid van de aanvrager bij gebrek aan vertegenwoordigingsbevoegdheid
Indien de aanmelder handelt zonder de nodige vertegenwoordigingsbevoegdheid en de vereniging de goedkeuring van de overeenkomst weigert, is de aanmelder jegens BALLFREUNDE persoonlijk aansprakelijk als vertegenwoordiger zonder vertegenwoordigingsbevoegdheid overeenkomstig § 179 BGB. In dat geval heeft BALLFREUNDE het recht om, naar eigen keuze, van de aanmelder de nakoming van de contractuele betalingsverplichtingen of schadevergoeding (met name annuleringskosten overeenkomstig punt 4) te eisen.

1.4. Totstandkoming van de overeenkomst
Met de aanmelding doet de aanmelder namens de vereniging BALLFREUNDE een bindend aanbod tot het sluiten van een overeenkomst. De overeenkomst komt tot stand bij ontvangst van de schriftelijke boekingsbevestiging (een e-mail volstaat).

1.5. Toernooiregels
Door zich in te schrijven gaat de inschrijver akkoord met het BALLFREUNDE-toernooireglement.

2. Betaling

2.1. Inschrijfgeld / Betalingstermijn
Zodra de boekingsbevestiging is ontvangen, is het inschrijfgeld per team onmiddellijk verschuldigd en dient dit binnen de op de factuur vermelde betalingstermijn te worden voldaan. Het inschrijfgeld dekt de administratieve en organisatorische kosten die al bij de boeking ontstaan. In geval van een latere annulering of afzegging om redenen waarvoor BALLFREUNDE niet verantwoordelijk is, wordt dit bedrag in rekening gebracht of ingehouden als reeds gemaakte kosten.

2.2. Deelnamekosten / Restbetaling
Het deelnamegeld (kosten voor verblijf, maaltijden enz.) dient uiterlijk acht weken voor aanvang van het evenement zonder herhaalde aanmaning te worden voldaan. De exacte betalingstermijnen en bedragen staan vermeld in de boekingsbevestiging en de factuur. De betalingen moeten telkens in één keer worden voldaan voor alle aangemelde deelnemers, onder vermelding van het factuurnummer.

2.3. Boekingen op korte termijn
Bij boekingen vanaf acht weken voor aanvang van het evenement is het totale factuurbedrag (inschrijfgeld en deelnamekosten) onmiddellijk na ontvangst van de factuur verschuldigd.

2.4. Betalingsachterstand en ontbinding door BALLFREUNDE
Indien betalingen niet tijdig worden voldaan, kan BALLFREUNDE na een vruchteloze aanmaning en na het stellen van een extra termijn de overeenkomst opzeggen. In dat geval heeft BALLFREUNDE het recht om de overeenkomst te annuleren en forfaitaire annuleringskosten overeenkomstig paragraaf 4.2 in rekening te brengen. De reis- en toernooidocumenten (laatste informatie) worden pas overhandigd nadat de restbetaling volledig is ontvangen, maar op zijn vroegst 14 dagen voor aanvang van het evenement.

2.5. Annulerings- en omboekingskosten
Kosten voor annuleringen, wijzigingen of omboekingen overeenkomstig paragraaf 4 zijn onmiddellijk na facturering verschuldigd.

3. Prestaties

3.1. Omvang van de dienstverlening
De omvang van de contractuele prestaties die BALLFREUNDE moet leveren, blijkt uit de betreffende prestatiebeschrijving van het toernooi (Algemene informatie) en uit de gegevens in de individuele boekingsbevestiging.

3.2. Vorm van nevenafspraken
Afwijkende afspraken, speciale verzoeken of nevenafspraken zijn alleen geldig indien ze door BALLFREUNDE schriftelijk worden bevestigd (een e-mail volstaat).

3.3. Voorbehoud inzake programmawijzigingen
Achteraf aangebrachte wijzigingen of afwijkingen van afzonderlijke diensten ten opzichte van de overeengekomen inhoud (bijv. aanpassingen van het wedstrijdschema, de speellocaties of de maaltijdtijden), die na het sluiten van de overeenkomst noodzakelijk worden en niet door BALLFREUNDE in strijd met de goede trouw zijn veroorzaakt, zijn toegestaan, voor zover de wijzigingen niet ingrijpend zijn en geen afbreuk doen aan de algehele opzet van het geboekte evenement.

4. Annulering door de vereniging (afzegging) en omboekingen

4.1. Kennisgeving van herroeping en vorm
De vereniging kan te allen tijde vóór aanvang van het evenement de overeenkomst opzeggen. Het tijdstip van ontvangst van de opzeggingsverklaring door BALLFREUNDE is bepalend voor het tijdstip van opzegging. De opzeggingsverklaring moet schriftelijk worden ingediend (een e-mail aan info@ballfreunde.com is voldoende).

4.2. Forfaitaire annuleringskosten
Indien de vereniging de overeenkomst opzegt of de groep niet op het evenement verschijnt (no-show), zonder dat BALLFREUNDE hiervoor verantwoordelijk is, behoudt BALLFREUNDE het recht op de overeengekomen vergoeding. BALLFREUNDE brengt echter de bespaarde kosten in mindering. De forfaitaire annuleringskosten (per geannuleerde persoon) zijn, vermeerderd met administratiekosten van 25,- EUR per boeking, als volgt gestaffeld:

Tot 90 dagen voor aanvang van het evenement: 0 % van de deelnemersprijs
89 tot 31 dagen voor aanvang van het evenement: 40 % van de deelnamekosten
30 tot 16 dagen voor aanvang van het evenement: 60 % van de deelnameprijs
Vanaf de 15e dag vóór aanvang van het evenement: 90 % van de deelnameprijs
Bij niet opkomen dagen (no-show) op de dag van aankomst: 100 % van de deelnamekosten

De vereniging behoudt zich het recht voor om aan te tonen dat BALLFREUNDE geen of aanzienlijk minder schade heeft geleden. Het inschrijfgeld per team blijft ongewijzigd overeenkomstig paragraaf 2.1 en wordt in geval van annulering niet terugbetaald.

4.3. Flexibele regeling voor gedeeltelijke annuleringen (aantal personen)
BALLFREUNDE verleent de vereniging eenmalig, uiterlijk acht weken (56 dagen) voor aanvang van het evenement, het recht om het geboekte aantal personen kosteloos met maximaal 10 % (afgerond naar het dichtstbijzijnde hele aantal personen) te verminderen. Voor elke verdere of latere vermindering van het aantal personen worden de annuleringskosten volgens paragraaf 4.2 in rekening gebracht. Voor bewerkingen en wijzigingen vanaf de tweede aanpassing brengt BALLFREUNDE administratiekosten van 25,- EUR per transactie in rekening.

4.4. Gevolgen voor kortingen en pakketprijzen
Mocht het minimumaantal deelnemers voor toegekende kortingen, gratis plaatsen of groepsprijzen door gedeeltelijke annuleringen niet meer worden gehaald, dan behoudt BALLFREUNDE zich het recht voor om de prijzen voor de overgebleven deelnemers aan te passen volgens de geldende prijsstaffel.

4.5. Reisannuleringsverzekering
BALLFREUNDE raadt de vereniging en alle deelnemers ten zeerste aan om een reisannulerings- en onderbrekingsverzekering af te sluiten.

5. Ontbinding, opzegging en wijziging van de dienstverlening door BALLFREUNDE

5.1. Overmacht, overheidsmaatregelen en extreme weersomstandigheden
BALLFREUNDE gaat ervan uit dat alle evenementen volgens plan plaatsvinden. Mocht de normale uitvoering van het evenement onmogelijk of aanzienlijk bemoeilijkt worden door onvoorziene, uitzonderlijke omstandigheden (overmacht, bijv. natuurrampen, extreme weersomstandigheden zoals hittewaarschuwingen, onweer of hevige regenval, overheidsvoorschriften, afsluitingen van het terrein of veiligheidsrisico’s) onmogelijk of aanzienlijk bemoeilijkt, gelden de onderstaande bepalingen.

5.2. Recht op programma-aanpassing en alternatieve uitzendingen
BALLFREUNDE heeft het recht om, bij het optreden van gebeurtenissen zoals bedoeld in paragraaf 5.1, het toernooiprogramma, de speeltijden, de speellocaties en de wedstrijdformats op passende wijze aan te passen (bijvoorbeeld door wedstrijden te verplaatsen naar de ochtend- of avonduren, het gebruik van vervangende of indoorvelden, het inkorten van de speeltijd of het aanbieden van een passend alternatief en randprogramma). Dergelijke aanpassingen vormen geen tekortkoming en geven de vereniging geen recht op kosteloze ontbinding van de overeenkomst, mits de algehele opzet van de reis behouden blijft.

5.3. Gebruik van reisdiensten bij wijzigingen in het toernooi
Indien de vereniging, ondanks een aanpassing van het sportprogramma overeenkomstig artikel 5.2, gebruik maakt van de overeengekomen overige reisdiensten (met name accommodatie en maaltijden), wordt de reis geacht te zijn uitgevoerd. Een aanspraak op volledige terugbetaling van de deelnameprijs is in dit geval uitgesloten.
Indien de vereniging, ondanks een gerechtvaardigde aanpassing overeenkomstig paragraaf 5.2, geen gebruik maakt van het aangeboden alternatieve programma of de overige geboekte reisdiensten (met name accommodatie en maaltijden), of indien de groep weigert te reizen, wordt dit beschouwd als een annulering door de vereniging. In dat geval zijn de annuleringsvoorwaarden en -kosten overeenkomstig paragraaf 4.2 van toepassing. Er bestaat geen recht op kosteloze annulering of volledige terugbetaling.

5.4. Annulering vóór aanvang van het evenement / afbreking tijdens het evenement
Annulering vóór aankomst: Indien de organisatie van het evenement en van een alternatief programma overeenkomstig paragraaf 5.2 vanwege officiële verboden of overmacht vóór aankomst volledig onmogelijk is, wordt het toernooi geannuleerd. BALLFREUNDE restitueert in dat geval de betaalde deelnamekosten. Verdere aanspraken van de vereniging (met name schadevergoeding voor individueel geboekte reizen, annuleringskosten of overige uitgaven) zijn uitdrukkelijk uitgesloten.
Annulering na aankomst: Indien het evenement na aankomst van de groep ter plaatse wordt afgebroken of beperkt vanwege overmacht of een overheidsbesluit, blijven de aanspraken op vergoeding voor reeds geleverde of niet meer annuleerbare deelprestaties (met name accommodatie, maaltijden en reeds voltooide programmaonderdelen) volledig bestaan. BALLFREUNDE vergoedt in dit geval uitsluitend de kosten die daadwerkelijk zijn bespaard door de afbreking.

5.5. Opzegging zonder opzegtermijn wegens gedragingen die in strijd zijn met de overeenkomst
BALLFREUNDE kan de overeenkomst zonder inachtneming van een opzegtermijn beëindigen indien deelnemers, begeleiders of begeleidende personen van de geboekte groep, ondanks een waarschuwing, de uitvoering van het evenement blijvend verstoren of zich in zodanige mate in strijd met de overeenkomst gedragen (bijv. vandalisme, ernstige overtredingen van het huisreglement of de toernooiregels), dat de onmiddellijke beëindiging van de overeenkomst gerechtvaardigd is. Indien BALLFREUNDE om deze reden de overeenkomst beëindigt, behoudt BALLFREUNDE het recht op de deelnamekosten, verminderd met de bespaarde kosten. Extra kosten voor een vervroegde terugreis komen voor rekening van de vereniging.

6. Groepsleiding, toezichtplicht en schadevergoeding

6.1. Meerderjarige groepsleiders en toezichtplicht
Elke aangemelde groep moet worden begeleid en geleid door ten minste twee meerderjarige personen (bij grote groepen van 20 personen of meer: ten minste drie). De toezichtplicht over minderjarige deelnemers berust gedurende het gehele evenement uitsluitend bij de begeleiders en verzorgers die door de groep of de vereniging zijn aangesteld.

6.2. Aansprakelijkheid voor schade veroorzaakt door deelnemers
De vereniging is aansprakelijk voor alle materiële schade, vermogensschade en persoonlijk letsel die door deelnemers, begeleiders of medereizigers van haar groep opzettelijk of door schuld wordt veroorzaakt aan eigendommen van BALLFREUNDE of haar dienstverleners (bijv. accommodaties, vervoersbedrijven, sportlocaties). BALLFREUNDE raadt de vereniging aan een aansprakelijkheidsverzekering voor verenigingen af te sluiten.

7. Duur van de reis
De duur van het evenement en de verblijfsduur worden aangegeven in kalenderdagen. Zowel de dag van aankomst als de dag van vertrek tellen als volledige kalenderdagen.

8. Huisregels en gedragsregels

8.1. Naleving van huisregels
In de geboekte accommodaties (bijv. hotels, jeugdherbergen, scholen, vakantiedorpen) en op de sportlocaties gelden de betreffende huis- en terreinregels. Alle deelnemers en begeleiders zijn verplicht zich hieraan te houden.

8.2. Aansprakelijkheid bij overtredingen en schoonmaakkosten
Bij grove overtredingen van het huisreglement (bijv. verstoring van de rust, vernieling van eigendommen, roken in het gebouw, vervuiling die het normale niveau te boven gaat) behouden de dienstverleners en BALLFREUNDE zich het recht voor om kosten voor speciale schoonmaak of reparaties rechtstreeks aan de vereniging in rekening te brengen. Ernstige overtredingen kunnen leiden tot uitsluiting van individuele deelnemers of de gehele groep overeenkomstig paragraaf 5.5 of paragraaf 11.

8.3. Gebruik van speel- en evenementenattracties (bijv. springkussens)
Het gebruik van de door BALLFREUNDE ter beschikking gestelde speelstations, springkussens en evenementmodules geschiedt op eigen risico van de deelnemers. Het toezicht op minderjarige deelnemers op de evenementterreinen blijft te allen tijde de verantwoordelijkheid van de begeleiders van de vereniging of de wettelijke voogden. De aangehingen veiligheids- en gebruiksvoorschriften (bijv. maximaal aantal personen, leeftijds- en lengtebeperkingen, schoenen uittrekken) moeten strikt worden nageleefd.
BALLFREUNDE heeft om veiligheidsredenen (met name bij ongunstige weersomstandigheden zoals wind/stormvlagen of regen) te allen tijde het recht om de exploitatie van speelplaatsen onmiddellijk te staken of te beperken. Hieruit vloeien voor de vereniging geen aanspraken op korting of schadevergoeding voort.

9. Sport- en begeleidend programma
De organisator en BALLFREUNDE behouden zich het recht voor om het toernooischema, de speellocaties en het randprogramma om gegronde redenen of in geval van overmacht aan te passen, overeenkomstig paragraaf 3.3 en paragraaf 5.2. BALLFREUNDE aanvaardt geen aansprakelijkheid voor het niet of onvolledig plaatsvinden van programmaonderdelen, voor zover dit te wijten is aan omstandigheden die buiten de invloedssfeer van BALLFREUNDE liggen.

10. Aansprakelijkheid, klachtindiening en verjaring

10.1. Aansprakelijkheidsbeperking in B2B-relaties
BALLFREUNDE is onbeperkt aansprakelijk voor schade als gevolg van letsel aan leven, lichaam of gezondheid die voortvloeit uit een opzettelijke of nalatige plichtsverzuim van BALLFREUNDE of een wettelijke vertegenwoordiger of hulppersonen. Voor overige schade is BALLFREUNDE alleen aansprakelijk in geval van opzet of grove nalatigheid. Bij lichte nalatigheid is BALLFREUNDE alleen aansprakelijk bij schending van een wezenlijke contractuele verplichting (kardinale verplichting), waarvan de nakoming de correcte uitvoering van de overeenkomst überhaupt mogelijk maakt; in dit geval is de aansprakelijkheid beperkt tot de voorzienbare, doorgaans ontstane gemiddelde schade.

10.2. Door ons bemiddelde diensten van derden
BALLFREUNDE is niet aansprakelijk voor prestatiestoornissen, persoonlijk letsel en materiële schade in verband met diensten van derden die uitsluitend worden bemiddeld en in de aanbesteding uitdrukkelijk als derden-dienst zijn aangemerkt (bijv. excursies georganiseerd door derden, toegangskaarten voor parken, openbaar vervoer).

10.3. Eigen verantwoordelijkheid en sportongevallen
Deelname aan sport- en vrijetijdsactiviteiten geschiedt op eigen risico van de vereniging en de betreffende deelnemers. BALLFREUNDE is alleen aansprakelijk voor ongevallen tijdens sportevenementen indien er sprake is van eigen schuld, overeenkomstig paragraaf 10.1. De vereniging en de deelnemers wordt aangeraden een sportongevallenverzekering en een ziektekostenverzekering voor het buitenland af te sluiten.

10.4. Medewerkingsplicht en melding van gebreken ter plaatse
Indien er een gebrek optreedt in de contractueel verschuldigde diensten, is de vereniging (vertegenwoordigd door de groepsleiding) verplicht dit onmiddellijk schriftelijk (bijvoorbeeld via e-mail of Messenger) te melden aan de BALLFREUNDE-medewerkers ter plaatse en om herstel te eisen. Indien de vereniging op verwijtbare wijze nalaat de gebreken te melden, heeft zij in zoverre geen recht op prijsvermindering of schadevergoeding. De medewerkers van BALLFREUNDE ter plaatse zijn niet bevoegd om juridische aanspraken te erkennen.

10.5. Verjaring
Vorderingen van de vereniging wegens niet-contractuele levering van de diensten verjaren één jaar na het contractueel vastgestelde einde van het evenement. Dit geldt niet voor vorderingen wegens schade aan leven, lichaam of gezondheid, noch voor schade die het gevolg is van een opzettelijke of grove nalatigheid van BALLFREUNDE; hiervoor gelden de wettelijke verjaringstermijnen.

11. Uitsluiting van deelname en vertrek met de groep

11.1. Redenen voor uitsluiting
Indien een deelnemer, begeleider of medereiziger zich gedraagt op een wijze die de reputatie van BALLFREUNDE, de veiligheid van anderen, het ordelijke verloop van het toernooi of de relatie met dienstverleners (bijv. accommodaties, vervoersbedrijven, sportfaciliteiten) ernstig in gevaar brengt of blijvend verstoort (met name bij het gebruik van geweld, vandalisme, aanzienlijke alcoholconsumptie door minderjarigen, racistische uitlatingen of herhaalde ernstige overtredingen van het huisreglement), kan de betreffende persoon worden uitgesloten van verdere deelname aan het evenement.

11.2. Terugreis van minderjarigen
Indien een minderjarige deelnemer wordt uitgesloten, is de vereniging (vertegenwoordigd door de groepsleiding ter plaatse) verplicht onmiddellijk te zorgen voor adequaat toezicht en de onmiddellijke terugreis van de deelnemer op eigen kosten. BALLFREUNDE kan bij de organisatie ondersteuning bieden; alle hierdoor ontstane extra kosten komen voor rekening van de vereniging.

11.3. Uitsluiting van teams en algemeen toezicht
De bepalingen van de punten 11.1 en 11.2 zijn van overeenkomstige toepassing op hele teams of verenigingen. Indien een begeleider als gevolg van een uitsluiting de terugreis met een minderjarige deelnemer moet aanvatten en er ter plaatse voor de resterende groep niet langer voldoende meerderjarige begeleiders overeenkomstig paragraaf 6.1 beschikbaar zijn, is de gehele groep verplicht het evenement onmiddellijk op eigen kosten te verlaten. In deze gevallen bestaat er geen recht op een evenredige terugbetaling van de kosten.

12. Algemene bepalingen, toestemming van de vereniging en beeldrechten

12.1. Vertegenwoordiging en informatie binnen de vereniging
Door het verzenden van de boeking en het aanvaarden van deze algemene voorwaarden verklaart de aanmelder namens de deelnemende vereniging dat het bestuur van de vereniging (§ 26 BGB) en de betreffende groeps- en reisleiders op de hoogte zijn gebracht van de inhoud van deze algemene voorwaarden en de toernooiregels en hiermee volledig instemmen. De vereniging zorgt ervoor dat alle verplichtingen jegens BALLFREUNDE door de bevoegde personen worden nagekomen. BALLFREUNDE raadt de verenigingen ten zeerste aan om een aansprakelijkheidsverzekering voor de vereniging en een groepsongevallenverzekering voor alle deelnemers af te sluiten.

12.2. Rechten op afbeeldingen, foto’s en films
Tijdens de evenementen van BALLFREUNDE worden foto-, video- en geluidsopnames gemaakt van toernooimomenten, prijsuitreikingen, deelnemers, begeleiders en toeschouwers. BALLFREUNDE gebruikt dit beeldmateriaal voor verslaggeving, documentatie en voor het promoten van eigen toekomstige evenementen (bijvoorbeeld op de eigen website, via sociale media, in flyers, gedrukte media, promotiefilmpjes en tijdschriften).

12.3. Informatieplicht van de vereniging en bezwaar
De vereniging verbindt zich ertoe de deelnemers, of in het geval van minderjarige deelnemers hun wettelijke vertegenwoordigers, te informeren over het maken en gebruiken van foto- en video-opnames in het kader van het toernooi. Indien een persoon niet instemt met de publicatie van opnames waarop hij of zij individueel en specifiek in beeld wordt gebracht (individuele portretten/close-ups), kan ter plaatse bij de toernooileiding van BALLFREUNDE of schriftelijk (per e-mail aan info@ballfreunde.com) bezwaar worden gemaakt tegen het beoogde gebruik.

13. Slotbepalingen, toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

13.1. Toepasselijk recht
Uitsluitend het recht van de Bondsrepubliek Duitsland is van toepassing, met uitsluiting van het VN-kooprecht (CISG).

13.2. Bevoegde rechtbank voor B2B-overeenkomsten
Aangezien de contractpartner een sportvereniging, bond of andere zakelijke B2B-klant is, is de exclusieve bevoegde rechtbank voor alle geschillen die voortvloeien uit of verband houden met deze overeenkomst de vestigingsplaats van BALLFREUNDE GmbH.

13.3. Schriftelijke vorm
Aanvullingen, wijzigingen en nevenafspraken met betrekking tot deze voorwaarden moeten schriftelijk worden vastgelegd om geldig te zijn (een e-mail volstaat).

13.4. Salvatorische clausule
Indien een bepaling van deze algemene voorwaarden ongeldig of onuitvoerbaar is of wordt, heeft dit geen invloed op de geldigheid van de overige bepalingen. In plaats van de ongeldige of onuitvoerbare bepaling geldt de geldige regeling als overeengekomen die het dichtst bij het economische doel van de ongeldige bepaling ligt.